COMPREENDER AS BASES DE DADOS DO ACCESS

COMO SABEMOS, AS BASES DE DADOS SÃO COLECÇÕES DE INFORMAÇÕES DEVIDAMENTE ESTRUTURADAS E ORGANIZADAS. NO ACCESS, TODAS AS BASES DE DADOS SÃO ARMANEZADAS NUM ÚNICO FICHEIRO QUE CONTÉM OS SEUS RESPECTIVOS OBJECTOS. OS OBJECTOS DA BASE DE DADOS SÃO OS SEUS PRINCIPAIS COMPONENTES, POIS ASSEGURAM OS DIVERSOS PROCEDIMENTOS ASSOCIADOS Á SUA UTILIZAÇÃO E MANIPULAÇÃO.
OS SEGUINTES OBJECTOS ESTÃO DISPONÍVEIS NO PAINEL DE NAVEGAÇÃO E SÃO APRESENTADOS NUMA ORIENTAÇÃO VERTICAL:

TABELAS

OBJECTO QUE APRESENTA TODAS AS TABELAS DE BASE DE DADOS. AS TABELAS SÃO COLECÇÕES DE DADOS SOBRE UM DETERMINADO TEMA, QUE SERÃO ARMAZENADOS SOBRE A FORMA DE REGISTO E CAMPOS.

CONSULTAS

OBJECTO QUE APRESENTA TODAS AS CONSULTAS DA BASE DE DADOS. AS CONSULTAS SÃO UTILIZADAS PARA SELECCIONAR UM CONJUNTO DE INFORMAÇÕES, NORMALMENTE SEGUNDO CONDIÇÕES PRÉ-SELECCIONADAS. TAMBÉM PODEM SER UTILIZADAS COMO A ORIGEM DE REGISTOS PARA FORMULÁRIOS, RELATÓRIOS E PÁGINAS DE ACESSO A DADOS.

FORMULÁRIOS

OBJECTO QUE APRESENTA TODOS OS FORMULÁRIOS DA BASE DE DADOS. TAMBÉM DESIGNADOS POR ECRÃNS DE APRESENTAÇÃO, SÃO UTILIZADOS PARA INTRODUZIR OU APRESENTAR DADOS NUMA BASE DE DADOS. UM FORMULÁRIO PODE REPRESENTAR UM PAINEL DE NAVEGAÇÃO QUE ABRE OUTROS FORMULÁRIOS E RELATÓRIOS NA BASE DE DADOS OU UMA CAIXA DE DIÁLOGO PERSONALIZADA QUE ACEITA AS ENTRADAS DO UTILIZADOR E EXECUTA ACÇÕES COM BASE NESSAS ENTRADAS.

RELATÓRIOS

APRESENTA TODOS OS RELATÓRIOS DA BASE DE DADOS. OS RELATÓRIOS SÃO UMA FORMA EFICAZ DE APRESENTAR OS DADOS NUM FORMATO IMPRESSO, E PODEM ASSUMIR DIVERSAS FORMAS, DESDE UMA SIMPLES TABELA A LISTAGENS COM AGRUPAMENTO DE DADOS E CÁLCULOS NUMÉRICOS.

MACROS

APRESENTA TODAS AS MACROS DA BASE DE DADOS. AS MACROS SÃO CONSTÍTUIDOS POR UM CONJUNTO DE COMANDOS QUE TÊM POR OBJECTIVO AUTOMATIZAR TAREFAS COMUNS NA BASE DE DADOS. AO UTILIZAR GRUPOS dDE MACROS, PODE-SE DESEMPENHAR VÁRIAS TAREFAS EM SIMULTÂNEO.

MÓDULOS

OS MÓDULOS SÃO UM CONJUNTO DE DECLARACÇÕES, INSTRUCÇÕES E PROCEDIMENTOS EXECUTADOS NA LINGUAGEM DE PROGRAMAÇÃO DE ACCESS (VISUAL BASIC), COM O OBJECTIVO DE FACILITAR A GESTÃO DA INFORMAÇÃO, EXECUTANDO ACÇÕES DIFÍCEIS DE CONSEGUIR EM MODO DE UTILIZAÇÃO.

CONSTRUCÇÃO DE TABELAS EFICIENTES

UMA BASE DE DADOS É CONSTITUÍDA POR GRUPOS DE CAMPOS ORGANIDOS EM TABELA. POR SUA VEZ, UMA TABELA É UMA ESTRUTURA DE DADOS QUE TEM O PROPÓSITO DE ARMANEZAR UM GRUPO ESPECÍFICO DE INFORMAÇ~ÃO ORGANIZADO EM REGISTOS E CAMPOS. CADA GRUPO DE INFORMAÇÃO SERÁ ARMAZENADO NA SUA TABELA ESPECÍFICA, SENDO POSSÍVEL ESTABELECER ENTRE AS MESMAS RELACIONAMENTOS QUE FACILITEM A COMPREENSÃO E UTILIZAÇÃO DOS SEUS RESPECTIVOS DADOS.

O PLANEAMENTO DE UMA BASE DE DADOS COMEÇA PRECISAMENTE PELA DEFINIÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DE UM CONJUNTO DE TABELAS. POR CONSEGUINTE, ESTE PROCESSO PODERÁ CONDICIONAR O SUCESSO DA APLICAÇÃO, POIS OS RESTANTES OBJECTOS COMO CONSULTAS, FORMULÁRIOS OU RELATÓRIOS ASSENTAM EM TABELAS PRÉ-DEFINIDAS.

OPÇÕES PARA A CRIAÇÃO DE UMA TABELA

O ACCESS 2007 DISPONIBILIZA UM CONJUNTO DE OPÇÕES PARA A CRIAÇÃO DE UMA NOVA TABELA. ANTES DE COMEÇARMOS ESTE PROCEDIMENTO TEMOS DE CONSIDERAR OS DIFERENTES MODOS DE CRIAÇÃO, BEM COMO AS PARTICULARIDADES ASSOCIADAS A CADA UM.

6.1 OPÇÕES PARA A CRIAÇÃO DE UMA TABELA

O ACCESS DISPONIBILIZA UM CONJUNTO DE OPÇÕES PARA A CRIAÇÃO DE UMA NOVA TABELA. ANRES DE COMEÇARMOS ESTE PRODECIMENTO TEMOS DE CONSIDERAR OS DIFERENTES MODOS DE CRIAÇÃO, BEM COMO AS PARTICULARIDADES ASSOCIADAS A CADA UM.

PARA CRIAR UMA TABELA NO ACCESS DEVEMOS PARTIR O SEPARADOR CRIAAR FRISO. DEPOIS DE ACTIVADO ESTE SEPARADOR, SURGE UMA ÁREA COM QUATRO BOTÕES QUE POSSIBILITAM AS SEGUINTES OPÇÕES DE CRIAÇÃO DE TABELAS:

TABELA - A CRIAÇÃO DA TABELA É FEITA A PARTIR DA INSERÇÃO DE UM CONJUNTO DE DADOS, SENDO RSTES CONFIGURADOS AUTOMATICAMENTE.

MODELO DE TABELA - A CRIAÇÃO DA TABELA É FEITA COM BASE EM MODELOS PREDEFINIDOS.

LISTAS DO SHAREPOINT - CRIA LISTAS PARA O SITE DO SHAREPOINT.

ESTRUTURA DA TABELA - A CRIAÇÃO DA TABELA É FEITA TOTALMENTE PELO UTILIZADOR, INDICANDO OS CAMPOS E SUAS PROPIEDADES.

CRIAÇÃO DE UMA TABELAS POR INSERÇÃO DE DADOS

UMA OPÇÃO BASTANTE VÁLIDA PARA UTILIZADORES COM POUCOS RECONHECIMENTOS DE ACCESS É A DE RECORREREM AO MODO DE CRIAÇÃO DE TABELAS POR INSERÇÃO DE DAOS. ESTE PROCESSO POSSIBILITA A INSERÇÃO DE UM CONJUNTO DE DADOS QUE SERÃO INTERPRETADOS PELO ACCESS QUANDO A TABELA FOR GRAVADA NESSA ALTURA, A ATRIBUIÇÃO DO TIPO DE DADOS EM VADA COLUNA DA TABELA É FEITA AUTOMATICAMENTE RESPEITANDO OS DADOS INERIDOS. NO ENTANTO, SERÁ SEMPRE POSSÍVEL FAZER, Á POSTERIORI, ALTERAÇÕES Á ESTRUTURA DA TABELA DE FORMA A ADEQUÁ-LA ÁS NOSSAS NECESSIDADES.

PARA CRIAR ESTA TABELA NO ACCESS DEVEMOS PARTIR DO SEPARADOR CRIAR DO FRISO E, POSTERIORMENTE, PREMIR O BOTÃO TABELA.

INTEGRIDADE REFERENCIAL

EM ALGUNS RELACIONAMENTOS O ACCESS PODE REFORÇAR A INTEGRIDADE REFERENCIAL, QUANDO PODEMOS INSERIR OU APAGAR REGISTOS EM TABELAS RELACIONADAS. A INTEGRIDADE REFERENCIAL AJUDA A GARANTIR QUE OS RELACIONAMENTOS ENTRE OS REGISTOS SÃO VÁLIDOS E QUE NÓS NÃO APAGAMOS ACIDENTALMENTE DADOS RELACIONADOS. O ACCESS PODE REFORÇAR A INTIGRIDADE REFERENCIAL QUANDO AS CONDIÇÕES SÃO CONHECIDAS:

O CAMPO RELACIONADO PELA PRIMEIRA TABELA É CHAVE PRIMÁRIA OU TEM UMA ÚNICA INDEXAÇÃO.

• OS CAMPOS RELACIONADOS TÊM O MESMO TIPO DE DADOS.


• AMBAS AS TABELAS PERTECEM Á MESMA BASE DE DADOS DO ACCESS (SE AS TABELAS ESTÃO LIGADAS, ELAS TÊM QUE PERTENCER Á MESMA BASE DE DADOS DO ACCESS).

NA JANELA DA IMAGEM DO PONTO "CRIAÇÃO DE RELACIONAMENTOS" PODEMOS ASSINALAR AS OPÇÕES RELACIONADAS COM A INTIGRIDADE REFERENCIAL. NO ENTANTO, SÓ ASSINALANDO A PRIMEIRA OPÇÃO, PODEREMOS ASSINALAR AS OUTRAS DUAS. AS OPÇÕES SÃO AS SEGUINTES:

NÃO É PERMITIDO INTRODUZIR UM VALOR DE UM REGISTO NUM CAMPO QUE É CHAVE ESTRANGEIRA, SE ESSE VALOR NÃO EXISTIR NUM REGISTO DA TABELA ONDE AQUELE CAMPO É CHAVE PRIMÁRIA.

• NÃO PODE SER ALTERADO O VALOR DE UM REGISTO NUM CAMPO QUE É CHAVE PRIMÁRIA NUMA TABELA, SE, NUMA OUTRA TABELA RELACCIONADA COM A PRIMEIRA, EXISTIREM REGISTOS QUE APRESENTAM ESSE MESMO VALOR NO CAMPO CORRESPONDENTE (CHAVE ESTRANGEIRA).


• NÃO PODE SER ELIMINADO UM REGISTO NUMA TABELA, SE, NUMA OUTRA TABELA RELACIONADA COM A PRIMEIRA, NO CAMPO CHAVE ESTRANGEIRA, VALORES QUE CONRRESPONDEM AO REGISTO QUE SE PRETENDE ELIMINAR.

TIPOS DE RELACIONAMENTOS

PARA RELACIONAMENTOS EM QUE A INTEGRIDADE REFERENCIAL É REFORÇADA, EXISTE A POSSIBILIDADE DE ESTABELECER UM DE DOIS DE RELACIONAMENTO: "UM-PARA-MUITOS" E "UM-PARA-UM".

NO CASO DE TIPO DE RELACIONAMENTOS SER DE "UM-PARA-MUITOS", CADA REGISTO NA PRIMEIRA TABELA PODE SER ASSOCIADO COM MUITOS REGISTOS NA TABELA RELACIONADA, OU SEJA, CADA VALOR DO CAMPO CHAVE PRIMÁRIA APARECE MUITAS VEZES NA TABELA RELACIONADA. NO RELACIONAMENTO DE "UM-PRA-UM", CADA REGISTO DA PRIMEIRA TABELA PODE SER ASSOCIADO APENAS COM UM REGISTO DA TABELA RELACIONADA. NA MAIORIA DOS CASOS, AMBAS AS TABELAS ESTÃO LIGADAS PELO CAMPO CHAVE PRIMÁRIA.

ESTE TIPO DE RELACIONAMENTO NÃO MUITO USUAL, UTILIZANDO-SE NORMALMENTE PARA DIVIDIR TABELAS COM MUITOS CAMPOS EM TABELAS MAIS PEQUENAS.

MUITOS-PARA-MUITOS EM CAMPOS MÚLTIPLOS VALORES

CONFORME REFERIMOS NO CAPÍTULO 2, ESTA É UMA NOVA FUNCIONALIDADE DO ACCESS 2007. COMO O PRÓPIO NOME SUGERE, ESTE É UM CAMPO QUE PODE GUARDAR VÁRIOS VALORES DE UMA SÓ VEZ. PARA CONFIGURAR UM CAMPO COM ESTAS CARACTERÍSTICAS, TEREMOS DE RECORRER ÁS SUAS PROPRIEDADES, MAIS CONCRETAMENTE Á LISTA DE PESQUISA. NESTA SECÇÃO, SELECCIONAMOS A TABELA QUE CONTÉM OS VALORES A SEREM INSERIDOS NESTE CAMPO E ACCIONAMOS A PROPRIEDADE PERMITIR VÁRIOS VALORES (ALTERAR O NÃO PARA SIM).